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规范企业合同采购过程,减少贪腐产生

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规范企业合同采购过程,减少贪腐产生
      一名企业高管说:「我单位的采购员,即使不发工资,他们也不会走」。其背后反映的企业采购贪腐的问题,令人心惊。采购贪腐一直是企业管理者最关注最头疼的问题,它极大地损害了企业的利益,是企业生存发展的一大毒瘤。近年来,采购贪腐的手法和手段日益隐蔽和高科技化,发现采购贪腐现象也越来越困难,如何消除企业采购贪腐,成为众多企业管理者在面向采购管理工作时思考和重视的问题。
       没有监督但有权力的地方,总是容易滋生贪腐。在采购管理工作中,采购人员也拥有一定的权力,主要包括供应商入围资格权、供应合同定价权、采购订单分配权、付款权。供应商为了在与企业合作中获取利益,利用采购人员手中的权利,通过回扣、分成的利益再分配方式,与采购人员达成了所谓“双赢”合作,进而形成了采购贪腐。涉及的主要贪腐手法有:
1、让供应商报底价,然后伙同供应商往上加价,加价部分双方分成;
2、故意以降价为由,把所有正常供应商淘汰,让可以给回扣的供应商进名单,形成独家垄断后涨价,双方分成;
3、利用手中的权力故意以技术不达标把正常供应商踢出局,把可以给回扣的供应商押标进名单,长期拿回扣;
4、引入质量差的供应商,和供应商串通收买研发人员,在品质不合格的情况下不进行物料验证,导致差品质高价格的物料长期供应给企业;
5、内外勾结,搞皮包公司接单,然后把单子转手分给工厂,赚中间差价分成。
      采购贪腐手法多种多样,长期以往,给企业经营生产和市场经济运转造成了很多问题和危害。为了消除采购贪腐,企业也采用了如职业道德教育、企业文化宣传等道德教化方式,期望采购人员能恪守职业道德,然而收效甚微,采购贪腐现象还是屡禁不止。在企业采购问题日益严重的现实状况下,管理层束手无策,缺乏有效地防范手段和方法。到底企业应该怎么做才能有效预防和遏制采购贪腐问题的发生?
      针对这种情况,杭州开合结合多年的企业管理及实施经验,建议企业运用Gungho合同管理系统,帮助企业消除采购贪腐现象,有效提高企业采购管理效率。
解决方法:
1、重点是职责分离及电子留痕,如划分采购申请、供应商选取、询价、定价决策等过程分别由不同角色人员去执行。谈/评的人员和执行人员彻底分开,同一人不能完全掌控采购流程,把权力做到有准备的分开,互相制衡。
2、在招标选取供应商入围流程中, 不同类型的采购设定不同的系统规则去初定供应商数量及供应商的抽取方式 (比如: 按照50%最高KPI,50%随机产生供应商, 或者选取50%旧供应商,50%新供应商等等),对询价供应商的选定更公平,减少人为操控。Gungho合同管理系统还支持设定供应商最终入围的评选规则、比重、评分等,全流程均有电子记录,可追踪。
3、严格控制招标过程中各个环节,如供应商选取流程, 招标文档准备、发标、开标、评标、定标的时间和信息以及相关责任人,进行审批及电子留痕。严格控制采购流程的规则,如竞价过程中,由专门指定人员设置价格控制规则,如限制供应商出价次数以及按一定幅度进行报价,符合规则的报价才可以成功提交。
4、竞价过程中,采购员看不到供应商的名称,以及供应商的报价信息,统一开价模式。
合同采购的整个过程Gungho系统会自动记录下来,可追踪相关人员的操作记录与供应商的出价信息。
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