共好合同传统企业合同档案如何管理存档
对制造型企业来说我们可以清晰看出制造型企业的共性、组织庞大，人员复杂。要实现数字化转型，面临着比其它企业更多的困难，更要专项专治，着力突破。
合同档案管理存在的问题
1、合同档案收集的时效性差
基于文件、资料分散存放于公司各个单元或各个部门的特性，档案管理员在收集档案资料时往往需要经过繁琐的沟通与协调，容易造成档案无法快速进行组织、分类、归档、查询的弊端，失去档案管理当中非常重要的时效性。
2、合同档案的完整性缺失
制造型企业集研发、生产、销售等多个环节。为便于协作，在工作开展之初，往往会将企业切分成比较小的协作单元，每一协作单元基本都会产生与其工作相关的文件、资料。这部分资料在收集、整理的过程当中，容易丢失，从而造成制造型企业档案完整性缺失。
3、合同档案安全有隐患
制造型企业人员众多，自然人员流动性也大。随着员工的离职或调岗，保存在其电脑上的资料，若没有妥善处理，也会相应地消失或外泄。
4、合同档案利用率低
在制造型企业档案管理工作中，往往因为公司产品种类多且文件、资料类型各异，档案管理工作者工作量非常大，无暇顾及档案的分类存储与集中管理，直接降低档案的搜索和利用效果，不能第一时间为需要档案的人员提供服务。
此外，基于其人员复杂的特性，如果整个文件、资料、档案管理系统没有安全保障机制，也容易出现公司机密被窃取的现象。
档案完整性缺失、档案收集时效性差、档案利用率低下、档案安全有隐患，这4个，长久以来，一直困扰着制造型企业档案管理员。
国内开始出现档案管理系统，到现在的档案数字化管理，档案人经过漫长钻研与场景实践，已经能够初步解决以上4个问题。
就共好而言，针对档案完整性问题，就有了多人管档、细粒化权限管档、档案相关性挂等功能。
我们提出的建议
1、建立完善的合同档案管理制度
企业合同档案管理是企业生产、经营和管理等各项活动正常运转的重要保障，也是当事人重要的法律凭证。企业根据档案相关规定，需制定一套与本企业相符合的合同档案管理办法和实施细则，构建和完善企业档案管理体系，提高合同档案管理的规范性。合同档案管理规定需明确合同文本格式、所包含附件清单、合同编号原则和合同档案归档范围、合同档案归档要求等，以保证企业合同档案收集完整性、规范性和准确性。
按照国家对档案工作实行“统一领导、统一管理”的基本原则，把合同档案纳入到综合档案管理的轨道，实行集中统一管理。合同档案不仅是合同管理活动的原始记录和凭证，更是企业的宝贵财富，是体现企业技术水平、经济实力、资质、信誉的有力证明和充分反映。通过建章立制，使合同档案管理有章可循，有据可依，明确合同档案收集范围、归档要求、提供利用等要求，使之成为企业文档管理体系中重要组成部分，不断完善规范。
2、规范企业合同档案科学管理
在需要得到企业领导大力支持时，档案部门也要因地制宜采取有效措施，确保合同档案的齐全完整规范，并能有效利用，使管理层认识到企业合同档案的重要性。在实际工作中，若在发生事务纠纷或问题时，通过利用合同档案时，使其合同档案的特性能充分发挥出来，能为企业在维护自身权益时起到关键性的重要作用，也就能让领导管理层体会到合同档案管理好坏所带来的意义和结果会大不相同。为此，需要企业档案管理部门对合同档案的整理、保管和利用等规范化，有明确的管理要求和保障措施，以便需要时，能准确、快速查找和安全利用。
现企业里的合同档案是作为企业档案中的一个专门的独立类别来管理，对已要求归档的合同文本要加强质量把控，明确文本格式和归档符合规范要求外，还需要加强管控合同前期谈判文件，审批文件等一系列与合同有关的附属内容，以确保合同档案的成套性、内容完整性和准确性。
3、处理好合同档案利用与保密的关系
《合同法》规定、当事人在订立合同中知悉的商业秘密，无论合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正当地使用该商业秘密给对方造成损失，应当承担损害赔偿责任。许多合同档案不可避免地会涉及当事人的一些重要机密，如商业秘密、技术秘密、资金秘密，对合同档案中这些信息，要根据法律法规或交易规则，自觉遵守保密原则，严格履行合同档案利用的审批权限和正确界定合同档案的利用范围，在此基础上大力开发合同档案资源，服务于企业的各项工作
4、 加快信息化建设，提升合同档案管理的网络化和信息化水平
“信息的价值正在于传播，而不在于储藏。”在信息化快速发展的今天，通过档案信息化建设，把分散的信息以信息化的形式存储起来，实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、档案利用网络化、使信息接收、传递、存储和利用一体化。以这种标准化的方式进行管理，利用网络连接手段提高资源利用率，实现信息资源共享。同样，在企业合同管理工作中，采用先进的信息化技术，对合同的起草、审查、审批、签署和盖章、履行、变更和解除、纠纷处理、编号及档案管理工作都实现网络平台的在线处理和管理，完成实现合同管理一体化的目标，保证合同档案信息的齐全、准确，也有利于合理开发和利用合同档案。
企业在办公平台上纳入了合同管理系统，从合同准备、订立、执行和合同关闭等都实现了文件追踪查询，但其基础信息录入还待加强，合同变更或取消后，引起的一系列变化，都要进行更改；另外，对纸质文件也要按照合同管理要求同步管理。
