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企业合同编号的编制方法

分类:业内新闻 51

企业合同编号的编制方法

一、合同档案管理原则(留存、查询)

1、合同档案相关资料应及时根据编号规则进行编号入档,至少留存一份原件交由合同商务部妥善保存。

2、合同资料的保管应注意确保合同资料的完整、齐全,提高合同的有效利用。

二、合同编号规则(举例 合同编号分四级进行编号):

1、第一级为:本公司缩写“HZHC”

2、第二级为:合同档案签订的年份。如:202109

3、第三级为:相关合同内容分类缩写

包括

SG-施工、SB-设备、BG-办公设备、DH-订货、RJ-软件服务、QD-清单、WB-外包、FW-法务、QT-其他。如另有超出现有分类缩写的合同文档类型再进行新分类缩写的添加。

4、第四级为:每个年度内所签订合同的顺序号。(如:这个是9月RJ的第5个合同)

三、合同文档电子版的管理(方便 快捷):

1、按每一具体项目进行合同文本保存的分类工作,同一项目内的合同档案资料放入同一合同文本中。

2、建立合同统计表,按合同编号顺序排列

3、建立合同支付情况台帐登记表,每个月初根据财务部的上月支付情况表,详尽记录合同的实际收支情况,标识合同执行进度。

4、建立本部门合同收发登记表,对合同文本的实际收发情况执行人进行签字登记,以规范合同文档的收发记录管理

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