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项目合同管理的重要性

分类:业内新闻 57

合同管理是对项目执行从最初的预授予阶段到完成的整个过程的监督。适当的合同管理可确保项目的预算和资源与其总体目标保持一致。跟踪合同的进展并了解和管理出现的任何问题是一个重要的项目管理过程。

合同管理作为项目管理的一部分,根据合同中规定的条款和条件与供应商、卖方和/或供应商打交道,并管理采购。

合同管理系统可以减轻合同创建及其后续合同管理阶段所需的工作量。合同软件通常内置承包商数据库,可以生成投标书(RFP)并执行投标分析。 一旦选择了承包商,合同系统将帮助项目组织授予合同,向未选择的人发送信息表示遗憾,并在软件中管理承包商变更和发票。

合同管理的阶段包括:

-合约创建

-合同谈判

-合同审批

-合同敲定

-合同变更管理

-合同归档管理

第一阶段:合约创建

合同管理系统能够将标准化程序与特定于组织目标的细节相结合,这一点很重要。此合同管理阶段涉及确定合同类型以及谁将负责每项任务。规划过程包括资源、目标和人员配备,同时制定潜在项目风险和挑战的贯穿始终。

第二阶段:合同谈判

所有项目合同都应该以反映组织目标和价值观的方式编写。谈判有助于在合同双方之间建立信任。在最初的合同起草后,将进行协商,讨论、更改、更新或完全删除相关条款。

第三阶段:合同敲定

参与方签订合同的过程是项目启动的最后一步。这就是为什么无论距离或位置如何,快速获取所有相关方签名的能力对于避免延误至关重要。

第四阶段:合同审批

合同审批通常需要来自不同的经理和部门,以及承包商和供应商的多次签字。在达成最终交易之前,所有人可能都必须批准合同的规格。

第五阶段:合同变更管理

一旦工作开始,项目变更一定会在整个项目生命周期中发生。项目变更需要仔细管理,并且所有变更都需要传达给适当的各方。有关合同期限、预算、支出等变更的所有数据和信息必须完全跟踪并与相关团队共享。

项目合同管理有效实践

合同有很多阶段和部分,这意味着跟踪和管理合同的所有部分可能会带来很多挑战,当一个项目有数百个合同时更是如此。

有效的合同管理工具可确保采用专业的合同管理方法,从而更好地促进风险管理、提高盈利能力,并在合同管理活动的成本与收益之间提供明确的投资回报。合同管理最佳实践,如实施Gungho PM项目管理软件,内置合同管理模块,与项目是实时互连互通,可以提高客户关系质量并保持公开的合同沟通记录。

Gungho支持以下合同管理

-合同审批

-交易采购内容 (产品、服务及报价等)

-交付及服务水平协议管理

-采购及付款管理

-成本预算、实际花费及利润管理

-付款条件、发票及收款管理

-收入确认、利润及管理会计

-续约管理

该系统为企业提供合同自动化、可审计的单一事实来源以及项目进度和合同活动的实时视图,有助于避免合同冲突和升级。系统可以添加合同变更,并将更新的承诺发送给成本管理团队以进行项目报告。此外,Gungho PM项目管理软件还能够评估合同绩效并计算准确的进度。

合同管理有助于项目组织考虑项目生产力、绩效、劳动力和库存如何影响他们在整个项目中的增长和盈利能力。因此,有效的合同管理可以帮助企业和项目组织更好地进行全球竞争,尤其是那些团队距离较远或时区和文化不同的企业和项目组织

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