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公司合同档案管理办法-推荐

分类:业内新闻 49

公司合同档案管理办法-推荐

逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,,为进一步规范合同文档管理工作,提高合同管理水平,特制定本办法。


一、合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本。
二、合同档案管理原则

1、办公室应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档,并负责监督指导各部门的合同管理工作。

2、合同档案实行公司办公室集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。

3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门,为合同承办部门,承办部门应根据合同项目需要指定承办人,试用期内员工不得作承办人。
三、合同档案管理-合同文档的管理办法

1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。

2、合同编号规则:承办部门名称首字母-合同签署年、月份(6位)-顺序号(3位)。

3、公司分管领导对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监督。

4、合同管理实行承办部门负责制度,承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门负责人为第一责任人,承办人为直接责任人。

5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约,作出承诺,签订合同或具有履约性质的书面文件。

6、办公室要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单,以有效开展合同文档的查询、利用工作。

7、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账,实行履行跟踪报告责任制,合同履行及原始资料必须由办公室保管,承办部门只留存复印件。

8、可以保存的合同文档每年清理核对N次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任;对超过x年以上的已履行完毕的合同协议,由办公室、财务部甄别并予以归案。

9、部门员工可到办公室查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须进行登记,由办公室办理相关借阅手续,以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

10、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚。

11、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的安全。

12、合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视情节予以处罚。

13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间,并交予财务部及时催、付款。
四、合同档案管理-合同文档的移交

1、各部门在正式签署合同后,须在一周内将合同正本原件移交办公室存档。

2、合同文档移交时,必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。

3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分明,符合其形成规律。倘若合同发生变更,则合同编号不予改变。
五、合同档案管理-合同台账管理

1、以公司名义签订的合同,均应由合同经办部门建立合同台账,并同时向办公室备案,涉及到款项收付的还应同时向财务部备案。备案是指合同经办人将合同台账、经办人签字确认无误的合同提交相关部门。

2、合同经办人员及部门应在合同签订生效后x日内建立合同台账并按规定履行备案、移交手续。

3、合同台账采用表格式,一份合同填写一张表格,建立一份档案。

4、合同台帐应包括以下内容:

1)合同名称;

2)合同主体;

3)合同内容(主要包括合同总价款、付款方式、付款时间、违约责任、纠纷解决方式、对方联系人及联系方式及其他须注明的事项);

4)合同履行情况(合同履行的进度、合同履行完毕的时间);

5)备注(有无违约、争议、诉讼、合同变更、无效、所附资料等情况)

6)其他应当记载的重要内容。

5、合同台账应附以下资料:

1)合同文本;

2)对方加盖公章的企业法人营业执照等对方应提供的资料的复印件;自然人身份证复印件;

3)对方委托代理人授权委托书及代理人身份证明;

4)补充合同、会议纪要、往来函电;

5)其他与合同有关的重要资料。

6、合同台账管理人员、办公室合同管理人员、财务人员,有权对备案合同及所附资料进行审查,发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时,应及时要求合同经办人员采取措施予以纠正或补充资料,以保证合同的签订和履行合法有效

7、合同履行过程中发生变更、中止等情形的,合同经办人应及时在合同台账表备注栏中予以注明,并报办公室备案。如涉及到合同价款收付条款变更,同时报财务部备案。

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